Vær opmærksom på de skjulte gevinster ved at skifte til nyt lønsystem
Skal kommunen holde fast i sit lønsystem eller skifte til konkurrentens? Ofte træffes den beslutning alene ud fra en kortsigtet økonomisk betragtning. Men ønsker man at opnå gevinsterne ved at involvere medarbejderne og en mere decentral lønhåndtering, skal man tænke sig godt om.
Når kommunen vælger sit fremtidige lønsystem, spiller anskaffelsespris, driftsudgifter og ikke mindst implementeringsomkostningerne naturligvis hovedrollen.
Her er det let at sammenlignede de nuværende udgifter med de tilbud, der er kommet fra leverandørerne.
Ser man overfladisk på anskaffelsespris, licenspris og de forventede udgifter til oplæring m.m. falder sammenligningen ofte ud til fordel for kommunens eksisterende leverandør.
Når det er sagt, er der flere væsentlige faktorer, der bør påvirke kommunens endelige valg af system – måske til fordel for at vælge et nyt system.
Læs også: Kommunen kan spare millioner på direkte tildeling på SKI-aftale
Fra centralt til decentrale lønkontorer
Spørgsmålet om central versus decantral lønhåndtering er altid til debat. Skal man forsat have et stort centralt lønkontor, der håndterer små og store opgaver eller er det bedre at inddrage medarbejderne og flytte en del af lønkontoret ud lokalt, hvor data fødes. Der er mange fordele ved et set-up, hvor fx medarbejderne via en app indtaster egne løndata og selv kan kontrollere og ændre indtastninger, lige som lokale lønansvarlige hurtigt kan gennemskue og rette almindelige fejl mm.
- Ønsker man at gøre lønhåndteringen mere decentral, skal man dog være opmærksom på, at ikke alle lønsystemer understøtter den funktionalitet. Så hvis man fortsætter med sit kendte system uden at få mulighed for decentral lønhåndtering, fraskriver man sig samtidig muligheden for at forenkle arbejdet med lønhåndtering og de afledte besparelsesmuligheder, siger salgsdirektør Per Mouritsen fra EG.
Stop med at lappe på løsningen
Den største ulempe ved at fortsætte med den eksisterende leverandør er utvivlsomt, at både kommune og leverandør kender det eksisterende systemers gode og dårlige sider.
Kommunen stiller derfor krav om ny funktionalitet, større brugervenlighed, flere moduler og måske endda en helt anden tilgang til lønadministration i forbindelse med et udbud.
- Kravene svarer ofte præcis til de fejl og mangler, som der er i det eksisterende system, og resultatet bliver ofte, at leverandøren er nødt til at lappe på systemet. Kommunen får ikke et system, der er født med de muligheder, som blev efterspurgt, siger salgsdirektør Per Mouritsen fra EG.
Læs også: Derfor valgte kommunen sit nuværende lønsystem
Skjulte konsulentomkostninger
Den anden skjulte omkostning er lige så svær at identificere og at sætte pris på, nemlig de skjulte konsulentomkostninger. Hvis ikke leverandøren fik det hele med i kravspecifikationen, eller hvis noget skal laves om, kan det blive endog meget dyrt efterfølgende, afhængigt af den aftalte konsulenttimepris, men nok så meget det endelige timeforbrug.
- En billig løsning kan derfor ende med at blive meget dyrere på den lange bane, hvis der efterfølgende skal bruges mange konsulenttimer på, at få systemet til at arbejde, som det skal, påpeger Per Mouritsen.
Læs også: Lønsystemet skal kommunen leve med i mange år
Værdien af forandring i sig selv
Sidst men ikke mindst ligger der også en værdi i forandringen i sig selv.
På den ene side sparer kommunen åbenlyst penge ved at slippe for at uddanne medarbejderne i et nyt system. Fortsætter man med det eksisterende system, kører hverdagen jo mere eller mindre uforstyrret videre. Bagsiden af den strategi er netop, at ingenting forandres.
Når man skifter fra den ene leverandør og det ene lønsystem til det andet, tvinges kommunen til at tage stilling til nye muligheder, medarbejderne får genopfrisket deres kundskaber og ledelsen får mulighed for at se på organisationstilpasninger, der fremmer en mere smidig og effektiv arbejdsgang, siger Per Mouritsen og fortsætter:
- Spørgsmålet er derfor, hvordan man i sidste ende identificerer og kvalificerer værdien af de omkringliggende faktorer? Det gode svar er naturligvis, at man skal læse alt det, der står med småt i tilbuddet.
Men man skal også turde vælge nyt, når man har mulighed for at skifte til en erfaren leverandør, der både kan levere ny teknologi, en fornuftig tilgang til konsulentydelser og ikke mindst har dyb branchekendskab. Det er nemlig forudsætningen for at få den relevante sparring, der sikrer kommunen den optimale teknologiske fornyelse og den bedste pris på det nye lønsystem, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG.
