Almindelige fejl ved udbud af energi- og ejendomssystemer. Hvordan undgår du dem?
Der er mange måder at fejle på, når man foretager et udbud. Nogle er små – andre er rigtig dyre. Og når det gælder energiopfølgning (EMS) og ejendomshåndteringssystemer (FMS), er prisen for en forkert investering ikke kun økonomisk. Den kan også bremse jeres digitalisering, energistrategi og bæredygtighedsrejse.
Så hvad går ofte galt? Og hvordan sikrer man sig, at det ikke sker hos jer? Her er nogle af de mest almindelige fejl – og konkrete måder at undgå dem på.
1. Man vælger for i dag – og ikke for fremtiden
Et system, der løser dine behov, men som ikke kan vokse med jer, er sjældent en god investering. Regler bliver opdateret. Teknologien udvikler sig. Det system, du vælger, skal kunne håndtere forandringer – ellers skal du i gang med et nyt udbud om nogle år.
Hvad du kan gøre i stedet: Tænk skalerbarhed, integrationer og fremtidige behov fra starten. Vælg et system, der er bygget til at holde i lang tid.
2. Prisen styrer for meget
At vælge den billigste løsning kan virke trygt – på papiret. Men en lav indkøbspris dækker nogle gange over høje fremtidige omkostninger: Dyr support, manglende brugervenlighed, integrationsproblemer eller omfattende opgraderingsbehov.
Hvad du kan gøre i stedet: Fokusér på total cost of ownership (TCO) – det vil sige alle omkostninger over tid. Sammenlign værdien, ikke kun tallet.
3. Kravspecifikationen bliver vag – og svaret lige så
Når kravspecifikationen er uklar, risikerer du at modtage leverandørtilbud, der ikke matcher behovene. Her er det almindeligt, at tilbuddene ser meget forskellige ud, hvilket gør dem svære at sammenligne og evaluere.
Hvad du kan gøre i stedet: Brug tid på at definere, hvad I faktisk har brug for. Brug tydelige funktionelle krav, målbare mål og beskrivelser af arbejdsprocesser.
4. Ingen tester systemerne, før beslutningen tages
Papirdokumenter kan se imponerende ud – men det er i virkeligheden systemerne der skal levere. Uden demo eller brugertests er det svært at vide, hvordan systemet fungerer i praksis.
Hvad du kan gøre i stedet: Book strukturerede demo-sessioner. Forbered testsituationer. Involver brugere fra forskellige afdelinger. Føl på systemet.
5. Leverandørens langsigtede evner undervurderes
En flot grænseflade siger ikke meget om leverandørens langsigtede stabilitet. Kan de give support, når det er nødvendigt? Har de ressourcerne til at udvikle systemet videre? Har de erfaring fra lignende kunder?
Hvad du kan gøre i stedet: Bed om referencer. Undersøg økonomi og erfaring. Vælg en partner – ikke kun et produkt.
6. Ingen tænker på brugerne
Systemet kan være teknisk avanceret – men hvis ingen ved, hvordan man bruger det, gør det ingen forskel. Så falder hele ideen, og i værste fald bliver systemet slet ikke brugt.
Hvad du kan gøre i stedet: Prioriter brugervenlighed og planlæg træning. Involver brugere tidligt – og lad deres behov styre grænsefladen.
7. Overgangen undervurderes
At implementere et nyt system er ikke kun et teknisk projekt – det er også en forandringsproces. Mange undervurderer behovet for intern kommunikation, træning og support under implementeringen.
Hvad du kan gøre i stedet: Lav en klar plan for implementering og forandringsledelse. Afse tid, ressourcer og kommunikation. Sørg for den nødvendige støtte for at systemet rent faktisk bliver brugt.
Opsummering? Det betaler sig at tænke efter først
Ingen udbud er perfekte. Men med de rette forberedelser, de rigtige spørgsmål og en smule eftertanke er det muligt at undgå de værste faldgruber. For når det gælder EMS og FMS, er udbuddet ikke kun en indkøbsproces – det er et valg for hele virksomhedens bæredygtighed, effektivitet og fremtidige udvikling.
Vil du slippe for at starte fra nul?
Download vores guide Systems in Sync 2025 – et praktisk værktøj til dig, der skal udbyde energi- og ejendomssystemer. Med skabeloner, tjeklister og strategiske tips får du et forspring til dit næste udbud.