Da de nye GDPR-regler trådte i kraft, blev det pludselig meget mere besværligt for Vivabolig at foretage forbrugsafregningerne på papir. Den naturlige løsning blev at udvide det eksisterende it-system med et modul, der kunne klare tingene automatisk.
Læs mereDa de nye GDPR-regler trådte i kraft, blev det pludselig meget mere besværligt for Vivabolig at foretage forbrugsafregningerne på papir. Den naturlige løsning blev at udvide det eksisterende it-system med et modul, der kunne klare tingene automatisk.
For en stor boligorganisation er der mange udfordringer forbundet med at foretage forbrugsafregninger på papir. Hos Vivabolig havde man længe kørt med en halv-digital løsning, hvor papir-afregningerne blev samlet, scannet og derefter lagret digitalt. Den proces var meget arbejdskrævende. Derudover skete det jævnligt, at nogle lejere kom til at smide deres afregninger ud sammen med reklamerne i postkassen, og så skulle der rekvireres nye regnskaber, der kunne omdeles til lejerne.
Men det var de nye GDPR-regler, der blev dråben, som fik Vivabolig til at overgå til en 100 % digital løsning. Med de regler kom nemlig et krav om, at alle papirer skulle være låst inde, og det gjorde det daglige arbejde endnu mere tidskrævende og ufleksibelt.
Fordi modulet arbejder som en integreret del af EG Bolig, kan vi arbejde i det samme skærmbillede, som vi er vant til. Vi arbejder kun i ét system, hvilket gør det nemt at se tingene samlet og få det store overblik. Den store brugervenlighed betyder, at også kolleger, der ikke arbejder med forbrugsafregning til daglig, kan hjælpe til, når det er nødvendigt.Bettina Winther Munk, beboerservice
Vivabolig havde allerede lang erfaring med digitalisering. Faktisk implementerede de en forløber for EG Bolig for 20 år siden, og har brugt platformen lige siden. Så det var helt naturligt at tænke digitalt, da løsningen skulle findes. Valget faldt på modulet Ista integration fra EG – et modul, som kunne køre direkte i den eksisterende løsning, og som automatisk udveksler forbrugsafregningerne (pdf-fil) med leverandøren, Ista.
Vivabolig valgte at implementere Ista-integrationen lige inden, de skulle i gang med årsafregningerne, og det viste sig at være en dårlig ide. Ista kunne ikke modtage oplysningerne elektronisk, og man måtte gå midlertidigt tilbage til det gamle, manuelle system. Bettina Winther Munk fortæller:
”Vivabolig har gennem tiden haft mange forskellige afdelinger, og en del ting viste sig ikke at være sat helt ens op i it-systemerne. Det havde vi aldrig tidligere været opmærksomme på. Det krævede en grundig oprydning i vores egne it-systemer. Men EG har stået parat med god og kvalificeret hjælp – både over telefonen og på kontoret i Aalborg – og vi fik hurtigt ensrettet alting, så det nu kører fejlfrit.”
Implementeringen af det nye system har effektiviseret arbejdsgangene på kontoret på flere områder. En af de helt store gevinster er, at alle dokumenter nu ligger samlet digitalt og derfor er nemme for alle medarbejdere at tilgå. Bettina Winther Munk forklarer:
”Det er nemt at finde regnskaberne. Når en person tidligere var syg eller på ferie, kunne man ikke komme længere. Nu kan alle se det hele. Og fordi dokumenterne er tilgængelige med det samme, kan man arbejde videre med regnskaberne uden ventetid.”
At systemet derudover er en integreret del af EG Bolig, som alle medarbejdere er vant til at arbejde i, betyder, at selv kolleger, der ikke sidder med forbrugsafregning til daglig, nemt kan hjælpe til. Det giver en meget større fleksibilitet.
En ekstra gevinst ved digital forbrugsafregning har været, at Vivabolig nu kan yde en endnu bedre – og stort set fejlfri – service overfor beboere. Tidligere krævede forbrugsafregningerne en del manuelt arbejde for kontorpersonalet i form af store mængder mailkorrespondance omkring aconto-indbetalinger og udgifter. De fejl, som altid vil opstå i forbindelse med manuelle processer, er i dag stort set elimineret takket være automatiseringen.
”Jo flere ting, der foregår automatisk, jo bedre er det for os. Når lejere for eksempel flytter, eller lejligheder ændrer størrelse i forbindelse med helhedsplaner, opdateres det hele automatisk. Det gør arbejdet nemmere for os og giver lejerne sikkerhed for, at der ikke opstår fejl i regnskaberne.”
Også den løbende dialog med beboerne er blevet forbedret. Hvis en beboer har spørgsmål til sin regning, kan dokumentet findes med få klik, ligesom man nemt kan se tilbage i den pågældendes forbrugshistorik.
”Tidligere havde vi kun det ene eksemplar af regnskabet, som vi omdelte. I dag kan vi nemt sende lejeren et nyt digitalt eksemplar, hvis de for eksempel ikke kan finde det i deres indbakke eller skal søge varmehjælp og har brug for de seneste tre års regnskaber. Lejerne kan også få oplysningerne tidligere end før. Det er der mange, som er meget interesserede i.”
Da vi spørger Bettina, om hun kan opsummere fordelene ved det nye system i få ord, svarer hun med et glimt i øjet:
”Siden vi implementerede systemet, er der ikke en eneste lejer, der har brokket sig.”
Når Vivabolig skulle afregne beboernes forbrug, foregik en stor del af arbejdet på papir. Men de skærpede sikkerhedskrav, der fulgte med de nye GDPR-regler, gjorde det endnu mere besværligt end før at opbevare fysiske dokumenter.
Løsningen blev at udbygge den eksisterende digitale platform, EG Bolig, med et modul, der automatisk kunne udveksle oplysninger og regnskaber med leverandøren, Ista.
Ud over at løse den oprindelige GDPR-udfordring, har modulet sparet store mængder arbejde, gjort arbejdsgangene på kontoret mere fleksible og forbedret den service, man kan yde lejerne.
Vivabolig blev stiftet i 2013 som resultatet af en fusion mellem de to boligselskaber, Østparken og Limfjorden. Begge havde over 50 år på bagen. I dag administrerer Vivabolig 4200 lejemål, primært i Aalborg, men også syd for byen og nord for fjorden. Antallet af lejemål forventes at stige med 2 % i de kommende år, da man bygger mange nye boliger.
Lad os hjælpe dig med at finde den rigtige løsning. Gennem mange år har vi udviklet it-løsninger, som er målrettet specifikke brancher. Løsningerne ligger i skyen, og vi hjælper dig i gang – nemt og hurtigt.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Dorethe Tholstrup
Key Account Manager
Henrik Reenberg
