Mange boligselskaber har gennem de seneste år haft fokus på effektivisering af deres interne processer. Også Silkeborg Boligselskab valgte at gå all-in og opdatere hele forretningen på én gang.
Læs om Silkeborg Boligselskabs erfaringer herDet nye system har haft stor indflydelse på vores processer. Blandt andet har vi helt kunnet automatisere nogle af de gamle arbejdsopgaver.Marianne Engelbrekt, Udlejningschef
Når en lejer flytter, skal lejemålet synes og sættes i stand. Det er en opgave, der traditionelt kræver relativt meget papirarbejde. Ønsket om at gøre arbejdsgangene i forbindelse med boligsyn mere digitale blev startskuddet til en total digitalisering af hele forretningen. For at gøre arbejdsgangene smartere og billigere, ønskede Silkeborg Boligselskab at digitalisere deres boligsyn.
Det eksisterende it-system kunne nemlig ikke udvides med det ønskede modul, som derfor skulle findes hos en anden udbyder. Efter grundige overvejelser besluttede man, at det ville give bedre mening at vælge et helt nyt, tidssvarende system, hvor det ønskede modul var en integreret del af pakken.
Marianne Engelbrekt, der er udlejningschef i Silkeborg Boligselskab, havde erfaringer med EG Bolig fra en tidligere ansættelse og savnede de automatiserede processer, hun havde været vant til. Derfor var det naturligt at tage EG med i overvejelserne. Hun forklarer:
”Der kan spares mange arbejdsgange ved at automatisere processerne. Derfor var det vigtigt for os at finde et system, der er under løbende udvikling og fornyelse – og gerne fra en virksomhed, der ikke bare læner sig tilbage.”
Når man implementerer et nyt system, er det vigtigt at tænke alt igennem fra bunden for at opnå de størst mulige fordele. Ofte kan nogle af de gamle arbejdsgange fjernes helt, fordi de er blevet automatiserede. Det er en værdifuld proces, men også krævende.
”Man køber ikke bare et færdigt program og sætter stikket i. Alle ens gamle dokumenter skal overføres, og alt skal sættes op på ny.
I denne fase har Silkeborg Boligselskab haft et tæt samarbejde med EG, som bl.a. har hjulpet med at opsætte nye proceslinjer for arbejdsgangene og skabe optimale strukturer, der gør det nemt at gemme og finde dokumenter.
Nye arbejdsgange kræver dog også tilvænning. Marianne Engelbrekt uddyber:
”Når man har haft et program i mange år, kender man det ud og ind. Alle dokumenter og informationer er lagt ind i systemet, og man ved lige præcis, hvor man skal trykke for at hente de oplysninger, man har brug for. Det kræver et stort stykke arbejde, før man kommer derhen igen. At lære et nyt program at kende tager tid, og man skal være sikker på, at alle data er rigtige.”
Marianne Engelbrekt understreger, at det er nødvendigt at have medarbejderne med på rejsen:
”Der skal gøres et benarbejde for at skabe positivitet omkring processen. Alle skal vide, det bliver en hård proces, men at det nok skal blive godt. Medarbejderne skal være medspillere. Hvis der er negativitet fra starten, kan de bump, der kommer, bliver uoverstigelige.”
Konkret sørgede man i ledelsen for, at alle var informerede om, hvad der skulle ske. Blandt andet stillede EG op og forklarede, hvad det nye program kunne, og hvordan processen ville foregå. Man nedsatte også en projektgruppe, der stod for informationen og kontakten til EG, så alle vidste, hvem de skulle gå til, når der opstod spørgsmål.
Hele digitaliseringsøvelsen startede med ønsket om at effektivisere boligsynet med et digitalt synsmodul. Og det er da også et område, Marianne Engelbrekt fremhæver:
”Med det nye system kører processen digitalt fra start til slut. Både fraflytteren og medarbejderen fra Silkeborg Boligselskab indkaldes digitalt til synet, og i fællesskab gennemgås de nødvendige udbedringer på en iPad. Fordi Silkeborg Boligselskab på forhånd har forhandlet priser med en række håndværkere, kan systemet med det samme beregne, hvad det for eksempel vil koste at male en væg.”
Lejeren får et overslag på stedet, og de nødvendige håndværkere bookes digitalt. Det gør ikke bare processen nemmere – det giver også lejeren tryghed at vide præcis, hvad udgifterne vil blive.
Som en del af digitaliseringen har Silkeborg Boligselskab været i stand til at skabe et samlet overblik over deres håndværksmæssige opgaver, som er blevet lagt i udbud. Man har derved kunnet forhandle konkurrencedygtige priser hjem – som kommer både fraflytterne og de eksisterende beboere til gode.
Silkeborg Boligselskab konverterede til EG Bolig 1. januar 2019 og har i skrivende stund benyttet det i trekvart år. Marianne Engelbrekt opsummerer:
”I det store hele, er vi ved at være på plads, og nu er vi glade for det nye system. Der har været nogle ting, der ikke har fungeret optimalt indtil nu. Blandt andet har dataflowet til fællesopnoteringen været en udfordring som tog længere tid end beregnet . Her kunne EG godt have været lidt hurtigere til at få tingene fulgt til dørs. Men nu fungerer det, og udvekslingen sker helt automatisk.”
Hun understreger, at selvom der har været udfordringer undervejs, har de ikke været større, end at de hos boligselskabet stadig har kunnet lave deres ting. Lejerne har fået deres huslejeopkrævninger til tiden, og alt har kørt. Til gengæld begynder fordelene også for alvor at kunne mærkes:
Hos Silkeborg Boligselskab er man enige om, at det nye it-system har tilført mange forbedringer, og man er glade for at have valgt et system, der løbende udvikles og følger med tiden. Og næste konkrete tiltag er allerede planlagt: Det bliver at udvide systemet med ISTA-integrationen, som automatiserer forbrugsafregningen.
Markedet kræver effektivisering. Hos Boligselskabet Silkeborg kunne det ikke klares med det eksisterende it-system.
Løsningen blev at skifte til EG Bolig, som har fokus på automatisering og opdateres løbende.
Nemmere processer og forretningsgange – som kommer både organisationen og beboerne til gode i form af besparelser.
Silkeborg Boligselskab blev stiftet i 1947 og drives i dag som andelsboligforening uden profit. Med over 1.700 almene boliger – fra ungdoms- til ældreboliger – er mangfoldighed og trivsel i fokus. Målet er at tilbyde velholdte boliger med plads til alle, baseret på tryghed, tillid og åben kommunikation.
Lad os hjælpe dig med at finde den rigtige løsning. Gennem mange år har vi udviklet it-løsninger, som er målrettet specifikke brancher. Løsningerne ligger i skyen, og vi hjælper dig i gang – nemt og hurtigt.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Dorethe Tholstrup
Key Account Manager
Henrik Reenberg
